وقت خود را چگونه مدیریت کنیم؟

جمله سه واژه یی “من وقت ندارم.” می تواند بیانگر خط فاصل بین شکست و پیروزی مان باشد. تقریباً همه ی ما اغلباً می گوییم که “من می خواهم این کار را انجام دهم اما وقت ندارم.”

آموزش و یادگیری مدیریت زمان مشکل فراگیری است که اکثر کارفرمایان، کارمندان، دانشجویان و خانه داران (مدیران خانه) بدان مواجه اند. همه شکایت از این دارند که اوقات کمتر از وظایف است و می گویند که اگر در خلال روز ساعات کافی در اختیار می داشتیم، کار خود را به پایه اکمال می رساندیم.

البته زمانی که ما در مورد کوتاهی زمان لب به شکایت می گشاییم گویا از یاد برده ایم که شخصیت های مشهور و بزرگ جهان نیز دقیقاً همین ساعات را در ظرف یک روز، یک ماه و یک سال در اختیار داشته اند. خوب پس چرا ما همانند آنان موفق نیستیم یا همانند  آنان زمان خود مدیریت کرده نمی توانیم؟

در حقیقت برای آنانی که نمی توانند از حداکثر ظرفیت و پتانسیل خویش کار گیرند و با منابع موجود خویش به بیشترین نتایج مطلوب دست یازند، این یک بهانه ی معمولی است که می گویند در جریان روز برای انجام و اتمام کارهای خود، وقت کافی در اختیار نداریم. براستی آیا لحظه یی در خصوص این مسئله اندیشیده ایم؟ آیا ما 24 ساعت در یک شبانه روز و 365 روز در یک سال نداریم  و آیا مدت یکسال برای ما سرمایه یی به اندازه ی 8736 ساعت و 524160 دقیقه نیست و آیا این سرمایه حیاتی و بی مثال در ظرف دو سال بالغ بر یک ملیون دقیقه نمی شود؟ پس باید بپذیریم که ما واقعاً وقت زیادی را در اختیار داریم و تمامی دانشمندان و مخترعان، فیلسوفان و رهبران بزرگ جهان دقیقاً همین اوقات ما را در اختیار داشته اند.

ماهیت مدیریت زمان این است که با گزینش و کاربست بهترین و مفیدترین روش استفاده از وقت، از فرصتهای دست داشته خویش آنچنان بهره گیری ارزنده و سازنده داشته باشیم که به اهداف شخصی و مسلکی خویش دست یابیم. و در حقیقت نتایج مثبت زحمات یک شخص مستقیماً به مهارتهای مدیریت زمان بستگی دارد و درجه موفقیت وی را میزان بکارگیری و توسعه این مهارتها تعیین می نماید. و شایان ذکر است که مدیریت زمان از جمله مهارتهایی نیست که کسی برای ما در مدرسه و دانشگاه درس دهد بلکه ما خود باید بشکل خصوصی آن را فراگیریم.

 مدیریت زمان ابزار و شیوه ی نیست که ما را به سختر و بیشتر کارکردن وادارد بلکه در عوض کمک مان می کند که هوشمندانه تر و سنجیده تر عمل کنیم تا وظایف و فعالیتهای مان با کارایی بیشتر و اثربخشی بهتر انجام پذیرد.  بله، مدیریت زمان آنچنان مهارتی است که مجال عمل مان را وسیعتر ساخته و فرصت استراحت و ایفای فعالیتهای اجتماعی و فرهنگی را برای مان مساعد تر می سازد.

البته ذکر تمام تکنیک ها و راهکارهای مدیریت زمان از حوصله بحث کنونی خارج است ولی در این مجال محدود فقط برخی از نکاتی را برجسته می سازیم که در راستای مدیریت مفید و موثر زمان نقش تعیین کننده دارند:

1-  وقت درجه اول خود را شناسایی کنید، این وقت موقعی است که شما صد فیصد انرژی و علاقه ی کار کردن را در آن دارید. برخی افراد دوست دارند که صبح وقت کار کنند و برخی دیگر شب، به هر حال کارهای مهم خویش را در همین وقت (وقت درجه اول) شروع کنید.

2-  در هر کاری که انجام می دهید – خواه در دفتر یا در خانه- سازمان یافته و منظم عمل کنید و جهت نیل بدین مقصود، شما با استفاده از جنتری می توانید فهرست کارهای را که باید انجام دهید، برای یک دوره درازمدت برای خود ترتیب نموده و سپس روزانه یا هفته وار مورد ملاحظه شان قرار دهید.

3-  برای پیش رفتن، برنامه ریزی کنید، فرصتی را دریابید که کار مشخصی در آن انجام می شود، سپس تمام فعالیتهای دیگری که در همین فرصت یکجا  اجرا شده می تواند را بطور دقیق ملاحظه نمایید و نیز یک سلسله کارهای بزرگ را به چندین کار کوچک بخش بندی کنید که بدین ترتیب امکان ذخیره  وقت یا صرفه جویی از وقت حاصل خواهد شد.

4-  در مورد تصویر کلی فعالیتهای خویش بینایی و تصور کلی داشته باشید، یعنی بیندیشید که چرا این عمل را انجام می دهید؟ و اهداف شخصی و مسلکی تان  در آن چیست؟ و چنانچه اهداف شخصی و مسلکی تان باهم ناسازگار افتند، این مسئله برای تان چقدر مهم خواهد بود؟ و نیز در قسمت تصمیم گیری سعی کنید تا همیشه سنجیده و عاقلانه عمل نمایید.

5-  دنبال اهداف ناممکن و دست نایافتنی راه نیفتید بلکه اهداف ممکن و دست یافتنی را دنبال کنید.

6- کار امروز را به فردا میندازید، و برای پرهیز از این عمل ناپسند یک روش این است که هروز یکی از آن کارهای را انجام دهید که نمی خواهید انجامش دهید و به تعویقش می اندازید. این البته یک تمایل طبیعی افراد است که کار امروز را به فردا به تعویق می اندازند. پس در قدم اول باید نقاط ضعف خویش را شناسایی کرده سپس برآنها چیره شوید.

7- قاعده ی 80/20 (هشتاد بر بیست) را در نظر داشته باشید. این قاعده یکی از قواعد مهم در مدیریت موثر زمان بحساب می آید. قاعده بیانگر این است که 80 درصد فعالیتهای که بدون تمرکز انجام داده می شوند تنها 20 درصد نتیجه را ببار می آورند ولی کارهای که با 20 درصد تمرکز با درنظرداشت مدیریت موثر زمان انجام داده می شوند، ارمغان آور 80 درصد نتیجه می باشند.

8- نه گفتن را یاد گیرید. انقطاع یا بازگسیختگی عملیات و خواسته های محیط بیرون از شما می تواند یکی از موانع بزرگ در راستای دستیابی به اهداف و مقاصد تان باشد. اما شما این مشکل را می توانید با یک روش سیاست مدارانه مدیریت کنید و خویشتن را از این وضعیت ناهنجار رها سازید یعنی  بدون اینکه وابستگان و دوستان خویش را ا ز دست دهید برای شان بشکل مودبانه بگویید که من مصروف هستم و معذرت می خواهم.

9- پلان کاری خود را آسان سازید. بیاد داشته باشید که مدیریت خوب زمان تنها مربوط به کارهای رسمی و مسلکی تان نمی شود بلکه به کارهای شخصی و خصوصی تان نیز ارتباط می گیرد، بنابر این باید بین این دو همیشه یک توازن و تعادل را برقرار سازید.

10- قاعده ی طلایی را بخاطر داشته باشید و آن این است که “کار را در مرتبه ی اول بدرستی انجام دهید.” تا حد امکان بکوشید که کار یا وظیفه ی خود را در مرتبه اول به پایه اکمال برسانید چون با این کار می توانید که از وقت خود صرفه جویی نموده و کار دیگری را نیز انجام دهید.

و جان کلام اینکه ما ارزش وقت را چنانکه شایسته آن است، باید بدانیم و بشکل کامل از آن بهره برداری کنیم، باشد که امور زندگی مان هرچه بیشتر و بهتر سازمان یافته و مدیریت پذیر شود. بحق که وقت یکی از گرانبهاترین منابع بحساب می آید و بهره برداری درست از آن ارزنده تر از طلا می باشد. مدیریت زمان کمک مان می کند تا با تخصیص و اولویت بندی وظایف و فعالیتهای خویش در حال حاضر اطمئنان بدست آوریم و نسبت به کارهای آینده نگران نباشیم. مدیریت زمان ما را سازمان یافته و نظازمند می سازد و دشواری ها را به آسانی ها تبدیل می کند آنسان که کارهای مشکل رنگ و بوی کارهای نورمال و عادتی را بخود می گیرند و زمانی که چنان شود مولدیت مان بشکل چشمگیری فزونی می یابد و چه زیبا فرموده است ارسطو که “ما آنیم که بطور مکرر انجامش می دهیم و با این حساب فضیلت یک عمل نه بلکه  یک عادت است.”